الإدارة والإشراف هما عمل الملحقيات الثقافية السعودية بالخارج .. هما الإطاران اللذان تسير عليهما الملحقية الثقافية بامريكا لتنفيذ مهامها الثقافية والتعليمية وعلاقتها بمبتعثيها الذين يتزايدون يوما بعد يوم بفعل الإقبال غير المسبوق على الإلتحاق ببرنامج خادم الحرمين الشريفين للإبتعاث الخارجي .. وتأتي المحاضرة التي ألقاها الدكتور محمد بن عبد الله العيسى الملحق الثقافي السعودي في أمريكا على منسوبي الملحقية والعاملين فيها من أهم وسائل التواصل الإداري بين الملحقية كمؤسسة والعاملين فيها .. بل هي بدون مبالغة نموذج جيد للقاء الجاد الذي يحمل عنوانه الرئيسي توفير كافة الوسائل اللازمة لتسهيل أسلوب العمل وفي نفس الوقت تأديته على أكمل وجه 

أدير هذا اللقاء بين الملحق وكافة منسوبي الملحقية على دفعات تم ترتيبها وتنظيمها في دورتين يوميا ولمدة أربعة أيام وكان بمثابة حلقة تدريبية تأهيلية أو ورشة عمل تم خلالها عرض مصور بالباور بوينت للإيجابيات والسلبيات التي تتم في علاقة الطلاب بمنسوبي الملحقية والخدمات التي تقدمها الملحقية لهم ...

إستهل الملحق عرضه بفقرة بعنوان إرشادات هامة للمشرفين الدراسيين تركز عرضه  فيها على الهوية بإعتبارها جزءا من المهنية وعلى أسلوب التواصل وإدارة العلاقات العامة مع الطلاب بإعتبارهما أساسا للعمل الناجح كما تحدث من خلال هذه الإرشادات على كيفية التعامل مع الطلبات ومعالجتها في أسرع وقت ..

ضمت هذه الإرشادات أربعة من النصائح يتعين الإلتزام بها وهي:

ـ وجوب أن يكون المشرف الدراسي معروفا لدى طلابه وأن يحاول التعرف على كل منهم

وتناولت هذه الفقرة ضرورة أن يضع المشرف الدراسي إسمه على مكتبه وأن يحمل بطاقة هويته المهنية طوال فترة عمله داخل مبنى الملحقية .. وأن يحتوي توقيعه في البريد الإلكتروني على إسمه بالكامل ورقم هاتفه وعنوان الملحقية .. ونبه الملحق الثقافي إلى العديد من أمثلة التوقيع الألكتروني الخاطئة ومنها الأخطاء الإملائية والصيغة غير الصحيحة وكذلك المعلومات الزائدة أو غير الواضحة كما نبه الملحق الثقافي إلى ضرورة قيام المشرف الدراسي بإعداد رسالة بالبريد الإلكتروني التلقائي أثناء فترة أجازته يحدد فيها تاريخ عودته إلى العمل وإسم من سيقوم بمهامه اثناء الأجازة .

ـ وجوب التواصل مع الطلاب بطريقة ودية وإيجابية في نفس الوقت ...

وحذر الملحق الثقافي المشرف الدراسي من إستعمال بعض العبارات غير المقبولة لفظا التي قد يتم إستخدامها في المراسلات مثل : لاتتصل .. لا تراسلني بالبريد الإلكتروني .. لا تستخدم إلا البوابة الإلكترونية  .. وكذلك من مخاطبة الطلاب بأسلوب غير مقبول أو إستخدام Cap Lock في البريد الألكتروني تعبيرا عن الإنفعال أو الغضب من الطلاب .. او تهديدهم بإيقاف صرف المكافأة .. كما تحدث عن المشرف الدراسي الذي يترك الطالب على الإنتظار لأكثر من خمس دقائق وقد ينساه في بعض الأحيان وأكد بأن إغلاق المشرف هاتفه في وجه طلابه يعد شيئ غير مقبول على إطلاقه خاصة أن بإمكانه إذا تعذر التفاهم مع أحدهم إحالته لمديره المباشر .. وقال أن لغة التواصل ضرورية وهامة وأن الطرق الودية تكون أيسر الطرق للحلول وقال أيضا أن هناك فرق في توجيه الرسالة وفي ردود أفعالها بين  "لا أريد أن أضيع وقتك" و قول "لاتضيع وقتي"

وتحدث الملحق عن الأسلوب الأمثل للتواصل وأكد أن إستخدامالسماعة الخارجية في المكالمات مع الطلاب يمثل إنتهاكا للخصوصية والحفاط على سرية ما يخصهم من قضايا أو موضوعات وأعطى أمثلة كثيرة لطرق التواصل مع الطلاب وبين أوجه الفرق بينها

ـ التواصل مع الطلاب بوضوح

إن اللغة العربية والتحدث بها ضرورة للفهم والتواصل ومن ثم لابد من الإلتزام بها بين المشرف وطلابه خاصة في المراحل الأولى في الدراسة التي يحتاج فيها المبتعث إلى فترة لإتقان لغته الإنجليزية والتحدث بها ولذلك يتعين بصفة دائمة مراعاة ذلك كما يتعين على المشرف الدراسي ترجمة رسائله الإلكترونية من اللغة الإنجليزية إلى اللغة العربية إن طلب الطالب ذلك خاصة أن أحد شروط إختيار المشرفين للعمل بالملحقية أن يتحدثون اللغتين العربية والإنجليزية لدعم التواصل مع الطلاب.

وتحدث الملحق الثقافي عن وجوب معالجة الطلبات بسرعة ودقة وفي أقل من 72 ساعة كحد أقصى وعلى المشرف أو الموظف الذي يتولى الرد على الطالب أن يقوم بتوجيهه إلى الطريق الصحيح وأن يوضح له المطلوب بدقة وأمانة ومسؤولية وأن يحاول التنصل من مسؤولياته وأن يتجنب الرد الخاطئ

وأخيرا فلدى الملحقية قسم لشؤون المساعدة يتطلب إرشاد الطلاب إليه للإستفسارات التي لا تخص قسم الإشراف التابع له  عن طريق البريد الإلكتروني help@sacm.org أو تزويده بالبريد الإلكتروني الخاص بالشخص المعني

وأخيرا وجه الملحق الثقافي تحذيره إلى ضرورة الإلتزام بسرعة الرد فهناك أشياء قد تعرض الطالب للمخالفة والمساءلة القانونية ومنها فيزا الإقامة مثلا وأكد بأن  الملحقية ستكون حازمة مع الموظفين الذي يعرضون الطلاب لمثل هذا الوضع بسبب تأخرهم او تقصيرهم بالرد على الطلبات.

 

 

تحديثات فيسبوك وتويتر